Rok 2026

Zarządzenie nr 13/2026
Wójta Gminy Żurawica
z dnia 2 lutego 2026 r.

w sprawie powołania Administratorów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zasad nadawania
uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Żurawica

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153), w związku z § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481 z późn. zm.) oraz § 19 ust. 2 pkt 4 i 7 lit. a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773)

Wójt Gminy Żurawica zarządza, co następuje:

§ 1

1. W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, niniejszym upoważniam Pana Ryszarda Kosteleckiego — Sekretarza Gminy Żurawica [imię i nazwisko oraz funkcja] do pełnienia roli osoby uprawnionej na podstawie zawiadomienia ZAW-FA, do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (zwanego dalej „KSeF").
2. Do zadań osoby uprawnionej, o której mowa w ust. 1, należy pełnienie roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika — Gminy Żurawica, w tym w szczególności do:

1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień;
2) nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami zależnymi (gminnymi jednostkami organizacyjnymi);

3. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF, upoważniam również następujących pracowników Urzędu Gminy Żurawica:

1) Pana Roberta Winiarskiego — Skarbnika Gminy Żurawica [imię i nazwisko oraz funkcja],

- do pełnienia roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika — Gminy Żurawica, których uprawnienia zostaną nadane przez osobę uprawnioną na podstawie zawiadomienia ZAW-FA bądź przez inną osobę oddelegowaną przez tego uprawnionego do dokonania czynności technicznych nadania stosownych dostępów kolejnym Administratorom Systemu KSeF (w tym w ramach zawartej przez Gminę Żurawica umowy o współpracę w zakresie wdrożenia KSeF).

4. Administrator systemu KSeF może wyznaczyć osoby oddelegowane z jednostki organizacyjnej Gminy Żurawica do pełnienia roli Administratora uprawnionego do zarządzania uprawnieniami w tych jednostkach (Administrator jednostki zależnej).
5. W celach organizacyjnych i identyfikacyjnych Administrator Systemu KSeF może nadawać pracownikom lub innym osobom i podmiotom nr IDwew celem podawania tego numeru do faktur podczas dokonywanych zakupów.

§ 2

1. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) oraz zarządzanie uprawnieniami i tokenami czy certyfikatami KSEF). Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO.
2. Dostęp do KSeF następuje za pośrednictwem dedykowanej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (rozwiązanie ministerialne) bądź za pośrednictwem zintegrowanego oprogramowania Z kolei uwierzytelnienie celem nadania dostępów osobom uprawnionym do działania w KSeF w imieniu Gminy Żurawica i jej jednostek zależnych, następuje tymczasowo na stronie https://mcu.mf.gov.pl/web/login do dnia 26 stycznia 2026 roku.

§ 3

1. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników jednostek organizacyjnych Gminy (gminnych jednostek budżetowych), zgodnie z wykonywanym zakresem czynności, nadaje lub odbiera Administrator jednostki zależnej.
2. Administrator jednostki zależnej posiada uprawnienia w szczególności do:

1) zarządzania uprawnieniami w KSeF;
2) przeglądania uprawnień w KSeF, w obrębie danej jednostki zależnej.

3. Administrator jednostki zależnej może nadawać również uprawnienia pracownikom jednostki do sprawowania określonych funkcji w Systemie KSeF. Uprawnienia te mogą być modyfikowane bądź odbierane w każdym momencie przez Administratora jednostki zależnej. Do takich uprawnień należą:

1) uprawnienia kolejnego Administratora jednostki zależnej o zakresie wskazanym w § 3 ust. 2;
2) wystawianie faktur;
3) przeglądanie faktur;
4) przeglądanie uprawnień;
5) przeglądanie historii sesji (generowanie UPO);
6)zarządzanie jednostkami podrzędnymi.

4. Administrator jednostki zależnej zobowiązany jest niezwłocznie informować pisemnie lub na adres e-mail: sekretarz@zurawica.pl Administratora Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, o każdej zmianie statusu uprawnień (tj. nadaniu, odebraniu) osób uprawnionych jako administratorów jednostki zależnej i/lub osób sprawujących którąkolwiek funkcję wskazaną w § 3 ust. 3 pkt 2-6.

§ 4

1. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF, każdy użytkownik Systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:

1) Rozporządzeniami Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) Materiałami otrzymanymi w związku z wdrożeniem KSeF od dostawcy oprogramowania komercyjnego;
3) Podręcznikami KSeF 2.0 (część I-IV) oraz podręcznikiem użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU;
4) Wdrożoną w Gminie Żurawica Procedurą korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
5) niniejszym zarządzeniem.

2. Mając na uwadze, że System KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać:

1) zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się, bezpiecznej pracy i zakończenia pracy w Systemie KSeF;
2) regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych;
3) obowiązku zgłaszania do Administratora Systemu KSeF wszelkich incydentów mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.

§ 5

1. Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1. w porozumieniu z Administratorami jednostek zależnych, prowadzi rejestr osób będących użytkownikami KSeF (posiadających jakiekolwiek uprawnienia w KSeF nadane w kontekście NIP Gminy bądź NIP jednostek zależnych). Wzór rejestru stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. Uprawnienie nadane należy oznaczyć znakiem „X" w stosownej kolumnie.

§ 6

1. Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, zobowiązany jest do zapewnienia dla wybranych osób posiadających uprawnienia do pracy w KSeF w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzwanych w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) certyfikatów KSeF Typu 2.
2. Certyfikaty KSeF Typu 2 służą do wystawiania faktur w trybach offline i są wydawane dla podmiotu Gminy 2urawica w przypadku gdy Gmina Żurawica dysponuje/nabędzie pieczęć kwalifikowaną. W tym celu Administrator Systemu KSeF, którym mowa w § 1 ust. 1, generuje certyfikat KSeF Typu 2. Po pobraniu wydanych certyfikatów Administrator Systemu KSeF, ❑ którym mowa w § 1 ust. 1, jest odpowiedzialny za ich przekazanie Administratorom jednostek zależnych, którzy z kolei udostępniają je wybranym pracownikom umożliwiając im wystawianie faktur w trybach offline.
3. Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, prowadzi rejestr wygenerowanych certyfikatów KSeF Typu 2 wraz z oznaczeniem daty ich ważności oraz daty ich przekazania Administratorom jednostek zależnych (wraz z przyporządkowaniem do danej jednostki).
4. Administrator Systemu KSeF, ❑ którym mowa w § 1 ust. 1, odpowiada za weryfikację aktualności certyfikatów KSeF Typu 2 wygenerowanych na dane Gminy Żurawica i zobowiązany jest do wnioskowania o kolejny certyfikat przed utratą ważności poprzedniego. W takim przypadku sposób działania wskazany w § 6 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
5. Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, odpowiada za bezpieczeństwo posługiwania się certyfikatami KSeF i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.
6. Administratorzy jednostek zależnych prowadzą na bieżąco rejestr osób, którym certyfikat udostępniono (w tym również z oznaczeniem odebrania dostępu).
7. Każdy Administrator jednostki zależnej odpowiada również za bezpieczeństwo posługiwania się certyfikatami KSeF i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych. Do obowiązków Administratorów jednostek zależnych należy każdorazowe zgłoszenie Administratorowi Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, incydentów lub podejrzenia incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa certyfikatów KSeF Typu 2.
8. W przypadku niedysponowania przez Gminę Żurawica pieczęcią kwalifikowaną, Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1 w porozumieniu z Administratorami jednostek zależnych, zapewniają, iż Certyfikaty Typu 2 zostaną pozyskane i wydane dla poszczególnych pracowników jednostek zależnych Gminy Żurawica mających odpowiadać za wystawianie faktur w trybach offline na ich osobiste dane. W tym zakresie Administrator Systemu KSeF we współpracy z Administratorami jednostek zależnych zapewnia zaznajomienie pracowników z zakazem posłużenia się certyfikatem KSeF należącym do innej osoby fizycznej.

§ 7

1. Dopuszcza się wygenerowanie certyfikatów KSeF Typu I. jako środka uwierzytelnienia przy nawiązywaniu sesji interaktywnej lub wsadowej.
2. W przypadku podjęcia przez Administratora Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, decyzji o wygenerowaniu certyfikatów KSeF Typu 1 służących do uwierzytelniania się w KSeF (jako jednej z dopuszczalnych metod), zastosowanie znajdują odpowiednio zasady wskazane w § 6 ust. 2-7.
3. Certyfikat KSeF Typu 1 może być przydzielony dla dowolnego użytkownika KSeF bądź pozyskany przez tego użytkownika bezpośrednio w przypadku posiadania jakichkolwiek uprawnień w KSeF (w wariancie Certyfikatu KSeF Typu 1 wydanego na dane osobiste użytkownika). W tym drugim wariancie zastosowanie znajduje odpowiednio § 6 ust. 8.

§ 8

1. Dopuszcza się w Gminie Żurawica stosowanie modelu uprawnień wykorzystującego tzw. identyfikator wewnętrzny/IDWew. Do generowania IDWew uprawnieni są Administratorzy jednostek zależnych.
2. Administratorzy jednostek zależnych, prowadzą na bieżąco rejestr wygenerowanych IDWew wraz z przypisaniem do nich pracowników bądź osób pozostałych, którym zgodnie z zapotrzebowaniem zostają one przydzielone.
3. Kierowników jednostek zobowiązuje się do zapewniania przekazywania kontrahentom instrukcji stanowiących, w jaki sposób mają być wystawiane faktury ustrukturyzowane, o których mowa w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) z uwzględnieniem modelu opartego o IDWew przypisanego pracownikowi/innej osobie.
4. Wzór instrukcji, o której mowa § 8 ust. 3 stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 9

1. Kierowników jednostek zobowiązuje się do zapewniania przekazywania kontrahentom instrukcji stanowiących, w jaki sposób mają być wystawiane faktury ustrukturyzowane, o których mowa w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) z uwzględnieniem danej jednostki jako odbiorcy.
2. Wzór instrukcji, o których mowa w § 9 ust. 1, stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

§ 10

Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, Administratorzy jednostek zależnych oraz pozostali użytkownicy KSeF, jak również posiadający przydzielony nr IDWew, są zobowiązani do zapoznania się i stosowania Procedury korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, która stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Zarządzenia oraz do wykonania niniejszego zarządzenia.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

• Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 13/2026 - Rejestr użytkowników KSEF w Gminie Żurawica 
• Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 13/2026 
• Załącznik nr 3do zarządzenia nr 13/2026