Rok 2024

Zarządzenie nr 126/24
Wójta Gminy Żurawica
z dnia 18 października 2024 r.

w sprawie przeprowadzenia okresowego przeglądu materiałów niejawnych
w zakresie spełnienia ustawowych przesłanek ochrony.

Na podstawie art. 6 ust. 4, ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych,

zarządza się, co następuje:

§ 1

Poleca się przeprowadzić w Urzędzie Gminy Żurawica przegląd materiałów niejawnych w celu ustalenia czy spełniają one ustawowe przesłanki ochrony.

§ 2

W celu przeprowadzenia przeglądu o którym mowa w §1 powołuje się Komisje w składzie:

1. Kamil Machaj, Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych -przewodniczący komisji,
2. Andrzej Kasper, Kierownik Kancelarii Materiałów Niejawnych - zastępca przewodniczącego komisji,
3. Wojciech Olszański - członek komisji.

2. W przypadku nieobecności przewodniczącego, pracami Komisji kieruje jego zastępca.
3. W pracach Komisji, na prawach członków, będą brali udział również kierownicy lub wyznaczeni przez nich pracownicy.
4. Osoby o których mowa w ust. 3 będą brały udział w pracach Komisji jedynie w odniesieniu do tej części materiałów niejawnych, które znajdują się w ich dyspozycji lub zostały przez nich
5. Wszyscy członkowie Komisji muszą spełniać wymagania dostępu do informacji niejawnych, określone w art. 21 ustawy o ochronie informacji niejawnych.
6. Wymagania o których mowa w ust. 5 muszą być spełnione dla najwyższej klauzuli informacji niejawnych jaka będzie przedmiotem prac komisji w części prac, w której uczestniczył będzie dany jej członek.
7. Prace komisji mogą być prowadzone w obecności co najmniej jednego członka.
8. Skład komisji ustala przewodniczący Komisji.

§ 3

Do zadań komisji należy w szczególności:

1. Dokonanie przeglądu wytworzonych w Urzędzie Gminy Żurawica materiałów niejawnych w celu ustalenia czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony,
2. Zaproponowanie Wójtowi Gminy w odniesieniu do materiałów podlegających przeglądowi zniesienia lub zmiany obowiązującej klauzuli tajności,
3. Zaproponowanie Wójtowi Gminy zniszczenie niejawnych materiałów nieposiadających wartości archiwalnej i nieprzewidzianych do dalszego wykorzystania,
4. Po przeprowadzeniu przeglądu, Komisja sporządza protokół wraz ze spisem materiałów niejawnych poddanych weryfikacji, protokół przedkładany jest do zatwierdzenia Wójtowi Gminy.
5. Po zatwierdzeniu protokołu Komisja przygotowuje projekt decyzji Wójta Gminy w sprawie zniesieni bądź zmiany klauzul tajności oraz ewentualnego zniszczenia niejawnej dokumentacji niearchiwalnej,

§ 4

1. Oznaczenie zniesienia lub zmiany klauzuli tajności na dokumentach niejawnych dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w § 13 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.
2. Oznaczenia zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dla wybranych materiałów niejawnych dokonuje Kierownik Kancelarii Materiałów Niejawnych w porozumieniu z osobami odpowiedzialnymi za ich ochronę.
3. Jeżeli materiały o których mowa-w ust. 2 zostały przekazane kolejnym odbiorcom, należy poinformować ich o zniesieniu lub zmianie klauzuli niejawności.
4. Materiały niejawne, którym w wyniku podjętej na podstawie dokonanego przeglądu decyzji, obniżono (do poziomu „zastrzeżone") lub zniesiono klauzule tajności, podlegają przepisom dotyczącym archiwizacji i mogą być przekazane do Archiwum Zakładowego.

§ 5

1. 1Materiały niejawne niszczy się na podstawie decyzji Wójta Gminy o której mowa w § 3 ust. 3 z zastrzeżeniem art. 5 ust. 1 pkt 2, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Zniszczenia materiałów dokonuje Komisja w składzie o którym mowa w § 2 ust. 1 i 2 w niszczarce odpowiedniej klasy, w sposób uniemożliwiający całkowite lub częściowe odtworzenie ich treści.
3. Przeprowadzenie czynności o których mowa w ust. 2 dokumentuje się protokolarnie.
4. Po dokonaniu czynności o których mowa w ust. 2, osoby odpowiedzialne za obieg informacji dokonują odpowiednich zapisów we właściwych ewidencjach i rejestrach.

§  6

1. Protokół z przeprowadzonego przeglądu wraz z listą dokumentów poddanych przeglądowi Komisja przedkłada Wójtowi Gminy w terminie dwóch miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
2. Wszelkie dokumenty powstałe w toku prac Komisji, w tym między innymi protokoły, spisy są przechowywane w Kancelarii Materiałów Niejawnych.
3. Karty zapoznania z dokumentami po odłączeniu od dokumentów podlegających zniszczeniu przechowuje się w Kancelarii Materiałów Niejawnych.

§ 7

Wykonanie zarządzania powierza się Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.